Teczka osobowa pracownika

Wielu pracodawców pamięta o obowiązku wysłania pracownika na badania wstępne czy przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, lekceważąc przy tym prowadzenie akt osobowych zatrudnionych. To zaś, okazuje się tak samo istotne jak wszelkie inne zobowiązania wobec pracowników, a co więcej, w przypadku kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, nie prowadzenie ewidencji dokumentacji zatrudnionych może się skończyć karą grzywny do 5 tysięcy złotych!

Z czego składa się teczka?

Jej składowe nie zależą od naszego widzimisie, a otrzymywane dokumenty należy gromadzić w ściśle określony sposób. Na rynku można znaleźć gotowe do użytku kwestionariusze osobowe podzielona na 3 części, bądź możemy stworzyć je sami, korzystając ze zwykłych teczek, które podzielimy. Podstawową kwestią o której należy wiedzieć, jest fakt, że każdy pracownik musi mieć oddzielne akta, i w żadnych wypadku nie można ich prowadzić zbiorczo oraz fakt konieczności podziału akt osobowych na trzy części.

CZĘŚĆ A- dokumenty, które zbieramy już w trakcie rekrutacji pracowników, związane są z ubieganiem się kandydata o pracę

1. życiorys wraz z listem motywacyjnym (CV musi zawierać adnotację o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych)
2. kwestionariusz osoby starającej się o pracę
3. wcześniejsze świadectwa pracy (niezbędne do ustalenia wymiaru urlopu pracownika)
4. dyplom ukończenia studiów, bądź innej szkoły
5. inne dyplomy potwierdzające kwalifikacje (certyfikacje językowe, zaświadczenia o ukończeniu kursów)
6. dokumenty poświadczające szczególne uprawnienia (takie jak orzeczenie o niepełnosprawności)
7. zaświadczenie lekarskie o zdolności do wykonywania pracy

CZĘŚĆ B- dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem samego zatrudnienia

1. kwestionariusz pracownika
2. umowa o pracę
3. informacja do umowy o pracę (art. 29 kodeksu pracy)
4. zakres obowiązków pracownika
5. inne dodatkowe informacje (np. umowa o zakazie konkurencji)
6. oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, wynagradzania, informacji o równym traktowaniu pracowników itp.
7. karta szkolenia bhp (szkolenie wstępne i stanowiskowe)
8. oświadczenie o przekazywaniu wypłaty na konto wraz z numerem
9. oświadczenie o zamiarze bądź nie korzystania z możliwości opieki nad dzieckiem
10. dokumenty poświadczające podnoszenie kwalifikacji zawodowych w trakcie zatrudnienia
11. aneksy umów
12. oświadczenia dotyczące z wszelakich urlopów
13. dokumenty świadczące o chorobach pracownika, wypadkach
14. orzeczenia lekarskie z badań kontrolnych, okresowych

CZĘŚĆ C-dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy

1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
2. świadectwo pracy
3. wszelka korespondencja po ustaniu stosunku pracy

W celu uniknięcia ewentualnych błędów w prowadzeniu teczek, dobrze jest znać jakie konkretne dokumenty należy ewidencjonować.

Istnieją jeszcze inne, dodatkowe dokumenty, które również należy ewidencjonować w teczkach. Muszą się w nich znaleźć takie informacje jak: wszelkie pełnomocnictwa czyli na przykład: upoważnienia w imieniu prezesa do zawierania oraz rozwiązywania umów, oświadczenia o odpowiedzialności materialnej, wniosek o wydanie książeczki zdrowia (jeśli pracownik wcześniej jej nie posiadał bądź zgubił) czy ewentualne zajęcia komornicze. To jednak nie koniec zasad:

1. Pracodawca nie może trzymać w teczkach oryginałów dokumentów pracownika. Może je oczywiście uzyskać do wglądu aby potwierdzić ich autentyczność.
2. Dokumenty pracownicze należy archiwizować przez 50 lat!
3. Pracownik ma prawo wglądu w swoje akta!
4. Każda kartka papieru, która znajdzie się w aktach, musi być ponumerowana chronologicznie, a co więcej, każda z części akt osobowych, powinna być dokładnie opisana, zawierając pełen spis wszystkich dokumentów w niej zawartych.

Czy teczka osobowa pracownika jest obowiązkowa?

Okazuje się do tego, że pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonować jedynie akt osobowych pracowników, ale również dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy osoby zatrudnionej. W razie jakiejkolwiek kontroli musi więc pokazać grafik pracowników wraz z wykazem: dni wolnych od pracy, nadgodzin, ewentualnych zwolnień lekarskich, czy też pracy w niedziele lub święta.
W przypadku gdy pracownik musi korzystać z odzieży roboczej, pracodawcami ma również obowiązek posiadania karty ewidencji przydziału odzieży bądź też ekwiwalentu pieniężnego za używanie ubrań własnych.

Lista wymienionych dokumentów, które należy składować, wydaje się nie mieć końca. Warto jednak pamiętać, że archiwizacja tych wszystkich informacji nie służy jedynie dobru pracownika, ale również pracodawcy. Wyobraźmy sobie bowiem sytuację, że 15 byłych pracowników, nie oddało nam odzieży roboczej, której przecież za darmo nikt nie otrzymał. Wówczas właśnie dzięki trzymanym pokwitowaniom odbioru tychże ubrań, możemy wymagać od byłych zatrudnionych rozliczenia się z naszej własności, a dzięki temu możemy uniknąć generowania zbytecznych kosztów. Jeśli tak sobie będziemy tłumaczyć konieczność trzymania tych wszystkich papierków, być może nie będziemy tak znużeni ich układaniem.